Firmy, które mają księgi rachunkowe, muszą opracowywać co roku zestawienie zamknięcia. skoro dany podmiot odnotował utratę wartości aktywów, natychmiast powinien on wpisać go w bilansie. Ale zamieszczenie potrzebnych odpisów aktualizacyjnych nie jest łatwe i wymaga fachowej wiedzy, bo zgodnie z zapisami prawa (a zatem przede wszystkim ustawą o rachunkowości) jest kilka różnych metod określania pozycji bilansu. Ekspert wie, jaką z nich zastosować i w jaki sposób obliczyć aktualną utratę wartości aktywów.

Czym są aktywa? To zasoby dorobku konkretnego przedsiębiorstwa (w przeciwieństwie do pasywów, oznaczających źródła, z których zasilany jest majątek firmy). W listę aktywów wchodzą: aktywa trwałe oraz aktywa obrotowe. Do aktywów trwałych  uwzględnia się: majątek rzeczowy, długoterminowe należności i inwestycje oraz wartości niematerialne i prawne, i długoterminowe rozliczenia międzyokresowe. Majątek obrotowy tworzą natomiast: należności i inwestycje krótkoterminowe, środki kapitałowe oraz zapasy i krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe. Już samo wyliczenie elementów tej części bilansu obrazuje ich różnorodność. A to oznacza, że także wycena kwoty oraz utraty wartości aktywów wymaga zastosowania różnych metod - zależnych ściśle od charakteru konkretnego składnika.

Wycena aktywów koncentruje się zazwyczaj na oszacowaniu albo ich wartości albo na podstawie ceny nabycia bądź kwoty wytworzenia, albo też wartości rynkowej - czyli de facto kwoty, za którą organizacja mogłaby dany fragment majątku sprzedać. Zmienna Niestała sytuacja rynkowa finansowa, relacje z innymi konkurencyjnymi podmiotami funkcjonującymi istniejącymi na rynku, a także nieprzewidziane niepewne sytuacje wydarzenia losowe sprawiają przesądzają jednak, że cena wartość netto lub wartość koszt danego wskazanego składnika majątku mogą ulegać zmianom przemianom. Utratę wartości aktywów należy wart monitorować odnotowywać na bieżąco - ponieważ gdyż w wielu częstych przypadkach wypadkach firma przedsiębiorstwo może przewidzieć zauważyć, że do niej dojdzie. Dobrym znakomitym przykładem jest tu np. pogorszenie obciążenie sytuacji kondycji finansowej kapitałowej kontrahenta klienta lub wahania cen walut bądź wartości kosztów instrumentów finansowych pieniężnych, w które przedsiębiorstwo zainwestowało.

Oczywiście - jak powiedzieliśmy wcześniej - konkretny sposób, w jaki szacuje się poziom utraty wartości aktywów, musi być dobrany ściśle do typu konkretnego składnika majątku. Całkowicie inaczej wygląda on bowiem w przypadku dorobku materialnego - takiego jak budynki czy flota firmowych pojazdów, a zupełnie inaczej - w przypadku wartości niematerialnych i prawnych. Te drugie są znakomitym przykładem, który pomaga ukazać, dlaczego oszacowaniem utraty wartości aktywów zawsze powinien się zajmować fachowiec. Do wartości niematerialnych i prawnych należą bowiem każdego rodzaju licencje czy patenty. Wyobraźmy sobie sytuację, w której ktoś wynajduje zupełnie nowatorską technikę, która bardzo obniża wartość technologii dotychczas wykorzystywanych. Albo wytwórca programów wprowadza na rynek doskonalszy program do realizacji określonych zadań - w związku z czym programy użytkowane w danej chwili przez przedsiębiorstwo okazuje się gorsze, mniej trafne, a może nawet w niektórych sytuacjach błędne. Jak określić wówczas, ile straciła firma, która zainwestowała kiedyś w zakup podobnego systemu?

Z pozoru może się wydawać, że tego rodzaju błąd nie pociąga za sobą żadnych nieprzyjemności - przecież to przedsiębiorca ponosi konsekwencje utraty wartości aktywów. Warto jednak podkreślić, że firmy, prowadząc rachunkowość, zobowiązują się do rejestrowania w nich rzetelnych, potwierdzonych danych. Jeśli firma w obliczu utracenia części majątku będzie rejestrowała w bilansie cały czas te same kwoty, może zostać podejrzana o zawyżanie wartości majątku, a takie postępowanie również jest niedopuszczalne. Nie tylko podważa ono wiarygodność spółki, ale dodatkowo może narazić ją na problemy, jeśli w oparciu o księgi podejmowane są decyzje inwestycyjne (np. otwarcie kredytu bankowego, dotacji lub innej formy dofinansowania działalności spółki).